INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS
1. Del análisis al
enfoque de sistemas
ANÁLISIS
Proceso Analítico
1. Desarmar el objeto que se trata de comprender.
2. Tratar de comprender la conducta de las partes.
3. Tratar de estructurar los
conocimientos parciales para comprender el todo.
¿QUÉ ES UN SISTEMA?
Un sistema es un conjunto de elementos
en interacción, que satisfacen las siguientes condiciones:
- La conducta de cada elemento tiene un efecto sobre la conducta del todo.
- La conducta de los elementos y sus efectos sobre el todo son interdependientes.
- Cada elemento tiene un efecto sobre la conducta del todo y ninguno tiene un efecto independiente sobre él.
EJEMPLOS DE SISTEMAS
- Un equipo de fútbol
- Un equipo de sonido.
- El cuerpo humano.
- Una universidad.
- Un banco.
ESTUDIO DE SISTEMAS
- En un sistema el todo es superior a la suma de las parte.
- Cada elemento del sistema puede ser considerado de nuevo como un sistema menor.
EL PENSAMIENTO SISTÉMICO
El enfoque de sistemas
- Identificar un todo que contenga (un sistema) del cual el objeto que se va a explicar es una parte.
- Explicar la conducta o las propiedades del todo que contiene.
- Explicar la conducta o las propiedades del objeto que va a ser explicado, en términos de sus funciones dentro del todo.
El análisis se enfoca a la
estructura: revela como trabajan las cosas.
La síntesis se concentra en la
función: revela por qué operan las cosas como lo hacen.
El análisis produce conocimiento (describe), mientras que
la síntesis genera comprensión (explica).
Expansionismo
La conducta del sistema es explicada en
función del todo (sistema superior) que lo contiene.
Productor y producto
El producto es necesario pero no
suficiente para el producto, no puede proporcionar una explicación completa de
éste último.
Teleología
Permite definir los fines de los sistemas tan
objetivamente como lo permita el número de elementos que contenga.
2. Sistemas
Abiertos
Son aquellos sistemas que tienen
comunicación con el entorno, del cual reciben una serie de entradas (insumos) y
al cual devuelven salidas (productos). Los sistemas abiertos precisan de estos
intercambios para vivir y prosperar.
Todo sistema social es un sistema abierto.
3. Características
de los Sistemas
•Holismo. El sistema no puede explicarse sino en su totalidad (el
todo es mayor que la suma de las partes).
•Interacción con el medio ambiente. Importación, transformación y
exportación de energía e información.
•Entropía negativa. Los sistemas deben evitar caer en el desorden
y el colapso por lo que deben importar tanta o más energía de la que exportan.
•Estabilidad y homeóstasis dinámica. Tendencia al equilibrio en
medio de un entorno dinámico.
•Diferenciación. Los sistemas buscan diferenciación y
especialización de funciones.
•Equifinalidad. Se puede llegar
a los fines partiendo de distintas posturas iniciales.
La Organización
como sistema
Es un sistema complejo formado por un conjunto de
elementos (producción, ventas, finanzas, logística y recursos humanos) en
interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su
producto en el ambiente externo. La necesidad de insumos y productos refleja su
dependencia del ambiente. Los elementos interactuantes significan
que la gente y los departamentos dependen uno del otro y deben trabajar
conjuntamente.
4. Componentes del
Sistema Organizacional
4.1) La Frontera y el entorno
La frontera es el límite de separación
entre la empresa y su entorno, de modo que el entorno está constituido por todo
aquello que se encuentra fuera de la empresa.
4.2) La Misión
Es la razón de ser de la empresa y se
corresponde con los resultados que persigue con carácter permanente.
•Debe haber un beneficio continuado para lograr supervivencia
•Se debe ofrecer un producto que cubra
una necesidad de la sociedad
4.3) Las Salidas
Son el resultado que obtiene la
empresa:
Producto + beneficios, puestos de trabajo, impuestos,
etc.
4.4) Las entradas, la retroalimentación
y la demora.
El tiempo que la organización se da
cuenta de los resultados que está obteniendo se denomina demora.
4.5) El proceso productivo
Conjunto de actividades internas que
convierten las entradas en resultados.
4.6) Las Salidas
Ingresos vs. Gastos: Valor añadido =
salidas – entradas
Productividad: Eficiencia int. =
salidas / entradas
Competitividad: Eficiencia ext. = Eficiencia int. /
eficiencia del líder
5. Subsistemas
organizacionales
5.1) Enlace sobre los límites
Tienen la responsabilidad de realizar
intercambios con el medio ambiente. Los departamentos que sirven de puente
sobre los límites incluyen el de mercadotecnia en el lado de la salida y el de
compras en la parte de la entrada.
5.2) Producción
Este subsistema elabora el producto y de la organización.
La transformación primaria tiene lugar aquí. En una empresa de servicios esta
área se denomina por lo general Operaciones
5.3) Mantenimiento
Es responsable de una operación sin
altibajos. Las actividades de mantenimiento tratan de satisfacer las
necesidades humanas y la comodidad física. Las áreas responsables son logística
y recursos humanos.
5.4) Adaptación
Este susbsistema es responsable del
cambio, crea innovaciones y ayuda a la organización a cambiar y a adaptarse.
Estos son los departamentos de: tecnología, investigación de mercados,
investigación y desarrollo, inteligencia de negocios.
5.5) Administración
Tiene a su cargo la dirección y coordinación de los demás
subsistemas organizacionales. La administración proporciona dirección,
estrategia, metas y políticas para toda la organización. Está conformado por el
directorio, el gerente general y los gerentes de las diversas divisiones
6. Leyes de la
dinámica organizacional
“No existen problemas de
organizaciones, existen organizaciones con problemas”
6.1) Selección natural
Existe un proceso continuado de
selección natural que favorece la supervivencia de las organizaciones mejor
adaptadas al medio ambiente. Deben ser funcionales y racionales en el consumo
de medios (cambio y especialización).
6.2) Conservación de energía
Distribuir eficientemente los recursos
escasos. El dinero no se crea ni se destruye (no se puede sacar de donde no
hay)
6.3) Principio de inercia
Las personas tienen de un modo natural a mantener sus
rutinas de trabajos anteriores. La organización tiende a la inercia.
6.4) Principio de acción y reacción
Frente a un problema concreto la acción
que se adopta es importante, pero es mucho más importante prever la reacción.
6.5) Principio de mínima acción
Las organizaciones tienden a adaptarse
a aquellos estados que suponen un mínimo esfuerzo.
6.6) Principio de entropía
La entropía (desorden) de un sistema cerrado aumenta con
el tiempo. La responsabilidad de los directivos es guiar a la empresa hacia los
estados de éxito.
6.7) Incompletitud
Ningún sistema se puede explicar
completamente. Muchas veces se tiene que tomar decisiones que es imposible
demostrar “a priori” que sean adecuadas.
6.8) Incertidumbre
No todas las
variables están bajo control; la simple observación puede afectar el resultado
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