COMO OPERACIONALIZAR EL CAMBIO VIA REINGENIERÍA
El Cambio
Se habla
mucho de cambio en los últimos años; sin embargo el cambio siempre a existido.
El cambio es una transformación en los ámbitos económicos, tecnológicos ,
sociales , políticos, científicos, administrativos y, sobre todo, en las
expectativas del hombre. El cambio es
importante porque las organizaciones deben estar acordes con los requerimientos
del medio o entorno, para no volverse obsoletas y, por consiguiente, entren en
procesos entrópicos y desaparezcan. El desarrollo Organizacional nos ofrece
tres tipos de cambio o estrategias de cambio a saber:
Cambio
evolutivo: es aquel en donde el “Statu Quo” (estado en que
se encuentran los cuerpos) varía parcialmente.
Cambio
revolucionarios: es aquel en donde el Statu Quo cambia totalmente,
pero en forma vertiginosa e inadecuada.
Cambio
sistémico: esta estrategia constituye la mejor forma de
implementar el cambio en una organización; aquí el Statu Quo cambia totalmente,
pero poco a poco.
Algunas empresas costarricenses han requerido implementar este cambio
en forma revolucionario y, por supuesto , han fracasado; porque ningún
cambio se puede implementar de buenas a
primeras. El cambio revolucionario ocasiona un fenómeno llamado”resistencia al
cambio”., el cual se produce debido a varios factores, como por ejemplo los
siguientes:
Factores
económicos: ésta es la razón más obvia; los trabajadores se oponen al cambio
cuando temen perder sus empleos o cuando un nuevo invento reduce el valor de
sus destrezas perjudicando sus oportunidades individuales de promoción.
Incomodidades
: aquí el trabajador se siente amenazado, pues su vida tenderá a ser más difícil; se le
asignarán deberes adicionales.
Incertidumbre: lo nuevo es
siempre amenazador, extraño, generador de miedo, aun cuando sea una mejora en
comparación con lo viejo; todo esto radica en que se dan influjos de
información errónea.
Símbolos:
los
símbolos siempre representan algo; un símbolo no se pude eliminar sin amenazar
la mente de las personas.
Relaciones personales : los trabajadores se oponen a los cambios que amenazan su
posición o sus destrezas, adquiridas a través de experiencia y socialmente
valiosas.
Resentimientos : los trabajadores se sienten incómodos y
resentidos por el aumento de ordenes y control.
Actitud de sindicatos : los sindicatos se resienten a los cambios,
pues en ocasiones la administración no los consulta.
Por estas
razones y otras más, el cambio debe ser planificado, es decir, debe ser una
transformación sistemática de las variables del cambio, para crearlas en una
realidad que contribuya en forma efectiva a elaborar una estrategia que cumpla con la Misión / Visión de la organización.
LA REINGENIERÍA
La
reingeniería es un proceso total de
readecuación de las Organizaciones a las
nuevas y exigentes condiciones en un entorno cada vez mas difícil de controlar;
es decir, es una de las formas con que
se puede operacionalizar el cambio.
Esta operacionalización se fundamente en las tres “C”.
Cliente: el cliente
es la razón de ser del servicio, es a quien buscamos satisfacer y por lo tanto
hay que pensar cómo él desea ser atendido.
Competencia : las organizaciones deben ser cada vez mas
competitivas, para así poder sobrevivir en un entorno cambiante y exigente en
aras de tener y preservar su segmento de mercado.
Cambio: busca que las empresas sean más efectivas.
Eficiencia + eficacia = efectividad.
La
reingeniería actúa en cinco campos sustanciales:
PRIMER CAMPO SUSTANCIAL : ESTRUCTURA
Se deben
eliminar en las organizaciones las estructuras piramidales, ya que estas
producen lentitud, centralización, inflexibilidad y protección a los trabajadores ineficientes e ineficaces;
claro esta, debemos estructurar en forma mas vertical; descentralizando así las
decisiones y facilitando la comunicación.
Debemos
organizarnos de afuera hacia adentro, pensando siempre en el cliente,. Se debe
eliminar el concepto de jefe, y cambiarlo por el de facilitador, además, tomar
en cuenta que los recursos humanos ya no
se administran, si no mas bien se lideran. Recordemos también que ahora el
trabajador se evalúa no solo por su
facilitador inmediato sino también por sus compañeros, clientes y
colaboradores.
SEGUNDO CAMPO SUSTANCIAL : PROCESOS
El trabajo
se debe organizar por sistemas básicos y, de ahí, segregar los procesos y
subprocesos , tenemos por ejemplo los sistemas básicos:
-
Técnico
-
Táctico
-
Estratégico
-
Administrativo
Debe haber
un enfoque sistémico: todo hacia el cliente.
Las
jefaturas se deben estructurar por proceso, para evitar los obstáculos en cada
uno de ellos. La responsabilidad debe ser por resultados, sin excusas.
TERCER CAMPO SUSTANCIAL : TECNOLOGÍA
La tecnología debe estar al servicio del cliente, a
través de ella se hace un mejoramiento de la capacidad decisoria del personal. La
tecnología facilita el diseño de los sistemas de información para la calidad
del servicio, siempre pensando en el cliente. Así debe manejar mas información
y menos papeles.
CUARTO CAMPO SUSTANCIAL: CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Los valores
de los trabajadores y al organización, deben ser compartidos, creando un clima
propicio para la iniciativa, el aporte y el reconocimiento.
Los estilos
gerenciales deben ser comunicativos y participativos, creadores de compromisos,
entrega, entusiasmado y compromiso grupal intenso. Todos los trabajadores deben
ir tras lo mismo : Misión / Visión.
QUINTO CAMPO SUSTANCIAL : RECURSOS HUMANOS
Este quinto
campo es bastante nuevo para la reingeniería de impacto, así lo expreso Michell
Hammer. Pues en su teoría de la reingeniería, dejo por fuera todo lo que tiene que ver con los recursos naturales.
El primer
punto que toca la reingeniería de Recursos Humanos, es la poli funcionalidad
del personal y la rotación de puestos. Todos los trabajadores saben hacer las
tareas de todos los puestos de la organización. Las funciones del personal
deben ser enriquecidas con tatareas que saquen el puesto de la rutina y, por
supuesto, que lleven al trabajo en equipo. Además, ya se elimina el concepto de “Manual de Puestos ”cambiándolo por “ Manual
de Clases ” es decir, las clases ya no
deben ser estrechas si no anchas. Ejemplo:
Concepción Tradicional:
Abogado1 (nótese que es exclusivo para abogados )
Abogado2
Abogado3
Concepción de Reingeniería
Profesional
1 (nótese que entraría todo tipo de
profesionales )
Profesional
2
Profesional
3
En los
recursos humanos de la organización se debe inculcar el sentido de pertenencia,
orgullo y solidaridad laboral. Se debe
eliminar la concepción de los trabajadores de que el trabajo es un
castigo divino, cuando mas bien es fuente de retos y satisfacciones.
Los
recursos humanos podrán enfrentarse al futuro competitivo solo a partir de una
adecuada capacitación, dirigida siempre a enfrentar necesidades reales y de
acuerdo con los planes estratégicos de la empresa. Además, se debe tener una
visión de largo plazo en al contratación; de nada podrá servir a los
empresarios la rotación de personal en caso contrario, pues no podrán
capitalizar el recursos humano.
De lo
anterior se desprende que las organizaciones, como entes dinámicos que son,
necesitan brindar una efectiva respuesta
alas demandas de un entorno cambiante y cada vez mas exigente; además,
tenemos que poner especial atención a los planos organizativos dinámico,
estructural , funcional y comportamental, lo que permitirá un análisis integral
de la organización para poder operacionalizar
este cambio vía de la reingeniería.
Antes de
iniciar el cambio como tal , debemos hacer un diagnósticos organizativos de la
situación, pues operar el cambio ya sea por vía de la Reingeniería,
Calidad Total, Círculos de Calidad,
Benchmarking, o cualquier otro tipo de operacionalización del cambio, requiere
un análisis de la endoestructura
(organización) y exoestructura (entorno).
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